• julio 29, 2021

¿Por qué usar un programa de facturación online?¿Cómo puede ayudar a tu imagen de marca?

Jul 7, 2021

Las facturas son un documento comercial que registra toda la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio. Y hasta ahora la forma en la que se controlan las facturas y contabilidad es a través de los programas de contabilidad instalados en un ordenador y de una cooperativa de facturación.

Sin embargo, esta forma de trabajar tiene una serie de limitaciones e inconvenientes:

  • Dependencia del dispositivo o programa donde se tiene almacenado los archivos locales.
  • El trabajo ha de realizarlo la persona en concreto, no permite trabajar de forma simultánea ni colaborativa.
  • Existe el continuo riesgo de perder la información ante averías del sistema del ordenador.
  • En muchas ocasiones, los autónomos deben realizar una inversión extra de inversión en este tipo de programas.

¿Por qué usar un programa de facturación online?

En los últimos años el mundo de internet ha dado pasos agigantados y con él, la posibilidad de crear servicios en la nube. La nube además del uso particular, es cada vez más esencial en lo spuestos de trabajo. Esto facilita  enormemente la gestión de tu negocio. Se trata especialmente del  programa de facturación online. Las ventajas que tiene este tipo de servicios respecto a las soluciones tradicionales son las siguientes:

  1. No dependes de un dispositivo o programa en concreto pues todo se encuentra en internet. Los servicios y/o sistemas en la nube realizan copias de seguridad periódicas que te proporcionan seguridad en el puesto de trabajo.
  2. Puedes trabajar conjuntamente y de forma colaborativa tanto con tus compañeros de empresa, como con tus clientes o gestoría.
  3. Podrás acceder al programa desde cualquier tipo de dispositivo que disponga conexión a  internet: ordenador, Tablet, móvil…
  4.  Puedes olvidarte de estar pendiente de actualizar la licencia del programa, o incluso de estar pendiente de instalar un antivirus o de ampliar la memoria RAM del ordenador.
  5. Podrás ahorrar mucho más tiempo gracias a la automatización de tareas periódicas y repetitivas.
  6. Ya no tendrás que esperar a que un técnico vaya a tu empresa para resolver problemas o dudas. Todo ello se resuelve de forma remota y al instante.

¿Qué es lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de facturación?

Si estás pensando en elegir un software de facturación online, debes comprobar que tenga una serie de funcionalidades básicas:

  1. Poder gestionar varios tipos de documentos

Además de las facturas, también vas a necesitar realizar otro tipo de documentos: presupuestos, albaranes, recibos o gastos, facturas proforma, etc. Con este tipo de servicios puedes gestionar todos los documentos que necesites.

  1. Sencillo e intuitivo

Entendemos que tú tienes que  atender tu negocio. Por ello, todas las operaciones que necesites realizar para facturar se realizan de forma ágil y rápida.

  1. La información de tu empresa en un solo lugar

Es importante comprobar que toda la información asociada a la facturación de tu empresa, como son tus contactos, productos o servicios, se puede almacenar en el mismo sistema.

  1. Adaptable a tu imagen de marca

Debes asegurarte que el sistema que has elegido se adapta perfectamente a tu imagen de marca, de ese modo das una imagen profesional a tus clientes. Se incluye tu logotipo de empresa, colores corporativos, tipografía, etc.

Además, piensa … ¿y si pudieras dar acceso a tus clientes al programa de facturación para que ellos puedan ver y descargar sus documentos?. Esto proporciona un valor añadido que sin duda tus clientes tendrán en cuenta y que además, te ayudará a fidelizarlos.

  1. Automatización de tareas periódicas

Si de verdad quieres ahorrarte tiempo y dinero, este punto es clave para ti. Imagina que tienes que prestar un servicio recurrente a un cliente por el que le cobras la misma cantidad todos los meses. ¿Para qué realizar una misma factura cada mes?. Sabemos que tener la posibilidad de hacer facturas periódicas o recurrentes es fundamental en este caso.

  1. Informes

Si quieres estar al día y saber cómo evoluciona tu negocio, es necesario que dispongas de los informes y cuadros de mando, y que te muestren la información como la necesitas. De esa forma, podrás saber qué productos o servicios son más rentables, qué impuestos has de pagar a Hacienda o incluso cuál es tu beneficio neto en un determinado trimestre.

  1. HTTPS

Actualmente hablar de internet es hablar de seguridad y por eso, debes asegurarte de que la información que intercambies con este tipo de servicios se realice a través de protocolo HTTPS.

Esperamos haberte ayudado con este artículo a mejorar la gestión diaria de tu empresa o negocio.